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人事处公文处理实施细则

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人事处公文处理实施细则
作者:人事处    文章来源:人事处    点击数:    更新时间:2005/7/30

  为规范公文处理,维护公文的严肃性和权威性,有利于公文的顺利转递,提高工作效率。根据《印发中山大学行政公文处理实施细则的通知》(中大办〔2002〕1号)及有关公文处理的规定,特制订本实施细则。

  一、公文格式
  
(一)版头  我处可以使用印有“中山大学人事处”的信函式红色公文首页,可以使用印有 “中山大学文件”、“中山大学”的红色公文首页。
  (二)发文字号
  1、我处可以人事处的名义印发公文,并可自行编号,文号为“人事〔20××〕××号”。
  2、凡由我处起草的涉及本部门工作但需要以学校名义印发的公文,使用“中山大学文件”红色公文首页,由校长办公室统一编号,文号为“中大人事〔20××〕××号”。
  3、经学校授权,我处可直接对省直行政机关或与我校无隶属关系的行政机关印发公函(以下简称平行文),使用印有“中山大学”的红色公文首页,可自行编号,文号为“中大人事函〔20××〕××号”。

  二、行文规则
  1、凡由我处起草的涉及本部门工作,但事关全校的重要方针政策问题,学校的规章制度以及事业发展规划等重大问题的,需要以学校名义发文。
  2、各科(办、中心)一般不得越级向学校或上级部门请示和报告,如需向学校或上级部门请示和报告工作的,需填写“中山大学公文呈批表”,连同“请示”或“报告”原件送交校长办公室办理,不宜直接送领导个人。
  3、“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,不要同时多头报送,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式。
  4、我处不以人事处名义对上级呈文,凡须对上级呈文,需要以学校行政名义行文,校长办公室统一编号,文号为“中大函〔20××〕××号”。

  三、发文办理
  1、公文制作流程
  (1)我处以人事处名义印发的公文及平行文制作流程:经办人填写“中山大学公文呈批表”,连同“请示”或“报告”原件交科长审核、综合管理科登记并呈主管处领导审批,由综合管理科呈主管校领导审批,综合管理科编文号,经办人负责发文。
  (2)我处以中山大学名义印发的公文制作流程为:经办人填写“中山大学发文稿纸”,连同“通知”、“请示”原件交科长审核、综合管理科登记并呈主管处领导审批后,由综合管理科呈主管校领导审批签发,经办人到校长办公室编文号、核稿,由校长办公室发文。
  2、我处制发的各类公文,在呈送领导审批签发前,应由各科负责人对文稿内容进行校核,再由综合管理科核签。如需作较大修改,校核人和核签人应与原起草科(人员)协商或请其修改。
  3、公文打印前,应当送综合管理科进行格式审核。按统一格式排版打印后,经办人应对打印件认真校对,修改无误后,方可付印。公文发送前,经办人需再次检查核对有无错误和错字;检查印刷质量,有无错页和漏页,印刷是否清晰。如有严重错误或模糊,必须返工重印。

  四、收文办理
  1、 人事处所有公文的收发、转递由综合管理科负责,履行登记和签收手续。
  2、收到公文后,综合管理科应当进行审核。需呈处、校领导审批的,应交综合管理科登记后呈送,综合科在收到公文后一般于一至二个工作日内转呈有关领导审批。
  3、各科、各岗位人员在收到公文后,应及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
  4、综合管理科负责公文的督办、查办和催办,检查和监督执行情况。
  5、我处根据工作需要可请学校以校党委、校行政名义批转本部门的文件。但须事先征得主管校领导的同意,然后由经办人拟出批转文稿经科、处负责人校核后由综合管理科登记分别送党委办公室、校长办公室审核。

  五、公文归档
  1、公文办理完毕后,应当及时整理(立卷、归档)。个人不得保存应当归档的公文。
  2、经办人印发公文时,需及时交综合管理科两份,一份由综合管理科整理归档,定期向档案馆移交;一份存综合管理科备查。
  3、 经办人印发公文时,需交与该项工作相关的处内科(办、中心)一份。
  4、文件归档的原则是:由经办人将文件原稿和打印好的文件以及与此案卷有关的材料进行立卷归档。

文章录入:admin    责任编辑:何敏恒 
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