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人事处印章管理办法

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人事处印章管理办法
作者:人事处    文章来源:人事处    点击数:    更新时间:2011/12/31

为进一步加强和规范人事处印章的使用和管理,维护印章的权威性和严肃性,根据《中山大学行政印章管理暂行办法》,特制定本办法。

一、印章的范围

人事处印章是指人事处公章和处领导公务用的私章、签字章等。

   二、印章的保管

1、人事处印章由综合管理科科长保管。

2、印章必须妥善保管,置放于加锁的抽屉内保存,用印后及时放回。

3、印章管理人员临时外出时应交科室的专人代管;寒暑假值班期间,由值班工作人员代管印章,不得随意将印章交给他人。

4、人事处印章不得外借使用。如确因工作需要携带外出使用,须经处领导批准,办理借用手续,并指定专人负责保管,用后及时交回。

三、印章使用规定

1、人事处所有出具的介绍信、各种证明等相关材料,被证明人原则上为人事档案在我校的固定编制人员、博士后人员;人事档案不在我校的B系列人员,一般只出具在职、离校和收入证明;在我处人才交流中心备案的合同人员的有关证明等材料由人才交流中心办理。

2、人事处工作人员加盖公章时,所办理的业务必须是本科室职责范围内的常规工作和规范性工作,必经印章保管负责人确认。重要事项或特殊性工作,需经处领导批准后,由经办人亲自办理加盖公章手续,需要其他人代理办理加盖公章手续的请知会综合管理科。本科室业务范围之外的事项,应主动协调相应科室审核办理加盖公章业务。

3、人事处出具的证明前,申请人须填写《教职工出具证明申请表》,做好备案工作。

4、人事处出具中山大学介绍信要统一编号,并在骑缝线上盖章,校办加盖学校公章。

5、学校其它单位(部门)工作人员办理加盖人事处公章手续时,除常规性工作以外,其他证明材料须有所在单位领导签字并加盖单位公章,经请示处领导批准后,方可办理加盖人事处公章手续。

6、已离校人员申请办理加盖我校人事处公章时,须由人事处相应职能科室工作人员按规定办理。

四、印章使用要求

1、印章使用实行登记制度。人事处建立《人事处公章使用登记簿》,登记印章使用的时间、科室名、内容、份数、申请人,由具体经办人签字确认,作为原始印章使用登记档案备查。

2、印章管理人员对用印内容需认真查阅、验证核实后方可用印。用印应由印章管理人员具体操作或在视线范围内使用,以保证印章的使用安全。印章所盖位置恰当,图形端正、清晰。

本办法自201181日起执行。

文章录入:人事处    责任编辑:人事处 
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