中山大学关于印发《中山大学干部人事档案管理办法》的通知

发布人:人力资源管理处 发布日期:2017-11-06 阅读次数:195

校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各附属医院(单位),产业集团,各有关科研机构:

  为进一步从严管理干部人事档案,更好地发挥干部人事档案在服务从严管理干部和精准科学选人用人中的重要作用,根据中共中央组织部、国家档案局有关文件精神和干部人事档案专项审核工作的要求,结合学校实际情况,制订《中山大学干部人事档案管理办法》,经学校 2017 年第 18 次校党委常委会会议审议通过,现予印发,请遵照执行。

中山大学
2017 年 8 月 23 日

中山大学干部人事档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步从严管理干部人事档案,更好地发挥干部人事档案在服务从严管理干部和精准科学选人用人中的重要作用,根据中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》

(组通字〔1991〕13 号)、《干部人事档案材料收集归档规定》

(中组发〔2009〕12 号)、《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》(中组发〔2014〕9 号)、《中共中央组织部关于完善干部人事档案材料的通知》(组通字〔2017〕25 号)、《中华人民共和国档案法》等文件精神和干部人事档案专项审核工作的要求,结合学校实际情况,制订本办法。

第二条学校干部人事档案管理范围包括:

  • 校本部(含产业集团)除中组部、教育部、广东省管理的领导干部外的在编教职工(含在职教职工、离退休教职工、近五年已故教职工)的档案或档案材料;
  • 附属医院处级干部的档案;
  • 在站博士后的档案;
  • 专职科研人员、合同聘用人员在校工作期间产生的档案材料。

第三条学校贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,按照真实、全面、及时、规范的工作原则,遵循“有依据、有流程、有记录、有节点”的工作规范,严密保管,确保干部人事档案的完整与安全。

第二章组织机构及职责

第四条党委组织部对干部人事档案工作在业务上负有监督、检查和指导的责任。其工作任务包括:

  • 研究解决干部人事档案工作中的问题,根据党和国家有关方针、政策提出指导意见和办法;
  • 了解干部人事档案工作情况;对干部人事档案管理工作人员进行政策培训;
  • 上级组织部门要求的其他有关工作。

第五条人力资源管理处是学校干部人事档案工作的主管部门,干部人事档案具体工作由人力资源管理处人事档案室承担,包括:

  • 保管干部人事档案;
  • 收集、鉴别和整理干部人事档案材料;
  • 办理干部人事档案的查阅、借阅、转递及统计;
  • 登记干部职务、工资的变动情况;
  • 为有关部门提供干部的情况;
  • 做好干部人事档案的安全、保密、保护工作;
  • 建立健全学校干部人事档案管理规章制度,调查研究

干部人事档案工作情况,做好业务建设和对各单位的业务指导;

  • 做好干部人事档案信息化建设;(九)定期向学校档案馆移交死亡满五年的教职工档案;

(十)办理其他有关事项。

第六条各院系、机关部处、直属单位及产业集团须指定一位负责人分管人事档案工作,负责本单位人事档案工作及保密教育;指定一名中共党员作为人事档案工作人员,具体负责本单位人事档案的查借阅以及人事档案材料的收集工作。各单位分管领导名单、人事档案工作人员名单应报学校党委组织部、人力资源管理处审查、备案。

第七条归档材料形成单位是指负责组织、人事、培训、奖罚、教学、科研等工作最终形成反映教职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料的单位。归档材料形成单位负有审核本单位所形成的归档材料、按时按要求移交归档材料的责任。

第三章档案材料的收集与归档

第八条学校按照中组部规定以及干部人事档案专项审核工作的要求,结合学校实际情况确定归档材料范围。归档材料按业务关系和干部管理权限由归档材料形成单位收集,具体按本办法附件执行。

第九条归档材料形成单位须认真审核本单位所形成的归档材料,确保材料真实准确、规范完整,杜绝假材料。

第十条人力资源管理处人事档案室须严格审核归档材料。重点审核归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。第十一条对内容不准确、填写不规范、手续不完备等不符合归档要求的材料,人力资源管理处人事档案室不予接收,由归档材料形成单位重新制作或审改。

第十二条归档材料一般应当为原件。单位形成的材料应有形成时间和单位审查盖章;个人撰写材料应有形成时间和本人签字。

证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明经办人和办理时间,并加盖材料制作单位公章或党委组织部、人力资源管理处公章。

第十三条归档材料一般使用 A4 规格的办公用纸,材料左边应当留有 2-2.5 厘米装订边。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水盒复印纸书写。

第十四条归档材料形成单位须在材料形成后的一个月内,按要求将材料交送至人力资源管理处人事档案室并履行移交手续。交送材料时,人事档案室须逐份登记材料,列明移交清单。

符合归档要求的档案材料,人力资源管理处人事档案室必须在接收之日起一个月内放入本人档案,并根据情况进行电子化,定期按照中组部文件要求进行整理。

第十五条人力资源管理处人事档案室须主动向归档材料形成单位、教职工本人收集档案材料,催要未按时移交的档案材料。各单位及教职工本人须予以配合,按期提交。

第十六条学校根据工作需要开展干部人事档案核查工作,按程序追补缺失的档案材料。各单位及教职工本人须予以配合。第十七条新提任的科级、处级领导的干部人事档案,在人力资源管理处对拟提任人员人事档案进行初审基础上,按干部管理权限,由人力资源管理处、党委组织部填写干部人事档案审核工作专用《干部任免审批表》,审核后统一归档。

第十八条对于无档案或档案长期未转入学校的在编教职工,人力资源管理处人事档案室应为其建立档案材料袋,用于收集 1999 年版《干部履历表》、学历学位材料复印件,及其在校内工作期间产生的档案材料。

第四章档案利用

第十九条有下列用途之一的,按程序审批后可查阅干部人事档案:

  • 考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国(境)、退(离)休、工资待遇、治丧等;
  • 办理案件;
  • 办理社会保险、公证;
  • 经学校批准进行的编史修志;
  • 其它需通过干部人事档案了解教职工履历的情况。

第二十条查档人员须是政治意识强、了解干部人事档案查阅制度的中共正式党员,原则上为各单位的干部人事档案工作人员。

第二十一条校内单位查阅干部人事档案,须填写《中山大学人事档案利用审批表》,经查档单位领导批准,出示查档人员工作证,办理利用登记手续。校外单位确因工作需要查阅干部人事档案,需带单位介绍信,按照干部管理权限或业务关系由校内相关单位引荐,按程序审批和登记后查阅档案。

第二十二条查阅干部人事档案一般限在人事档案阅览室内。查阅两份以上档案时,不得同时打开,以防装错或丢失材料。发现档案有问题,不得擅自处理,应及时报告人力资源管理处人事档案室,由人事档案室按有关规定处理。

第二十三条档案原则上只能摘抄,确因特殊情况需要复制(拍摄)的,须在《中山大学人事档案利用审批表》上列明需要复制(拍摄)的材料明细,并经查档单位领导以及人力资源管理处领导审批。摘抄、复制(拍摄)的档案材料,须经人力资源管理处人事档案室工作人员审核并登记,用后由查阅单位妥善保管或登记销毁。

第二十四条档案原则上不予外借。确因工作需要外借档案的,须经借档单位领导以及人力资源管理处领导审批,由两名以上党员取送档案。借用档案需严格履行借用登记手续,并按期归还,不得擅自转借他人。

第二十五条任何人不得查阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及近姻亲关系的人事档案。

第二十六条除学校党委组织部、纪委办公室、监察处、人力资源管理处确因工作需要外,查档人员原则上只能查阅本单位教工档案。因特殊情况需查阅外单位教工档案的,须经人力资源管理处领导批准。第二十七条查借阅档案归还时,人力资源管理处人事档案室应对查借阅归还的档案逐卷逐页进行审核。

第五章档案转递

第二十八条干部人事档案转入我校须经审核、登记、入库、整理等流程,具体要求如下:

  • 人力资源管理处人事管理科、博士后管理办公室负责对新入校人员档案进行初审,登记档案缺件,并限期追补;手续完备后,及时将档案转入人力资源管理处人事档案室。
  • 人事档案室仔细核查并登记档案信息,在一个月内将档案编号入库,半年内对新进档案进行整理,并定期追踪缺件追补情况。
  • 人力资源管理处应及时催要档案暂未转入学校的在编人员档案。
  • 各单位及教职工本人应配合人力资源管理处做好干部人事档案催要及缺件追补工作。
  • 人力资源管理处不接收教职工个人自带档案;商调过程中人员的人事档案不转入人事档案室。

第二十九条教职工工作调动、职务变动或离职后,人力资源管理处应及时将干部人事档案转给新的主管单位。档案转出流程与要求如下:

(一)人力资源管理处人事档案室在收到转档通知单后,按规定整理核对档案,不得扣留材料或分批转出。(二)转递档案应严密包封,加盖密封章,做好登记,并填写《档案材料转递通知单》,通过机要局转递或派专人直接送取。不得邮寄或交本人(或亲属)自带。

  • 人事档案室对转出的档案做好跟踪,以防丢失。
  • 一般情况下在商调过程中的教职工的档案不得先行转出。

第六章档案的保管与保护

第三十条人力资源管理处人事档案室根据安全保密、便于查找的原则要求,对人事档案进行科学保管。做好库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温工作,保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度。

第三十一条人力资源管理处人事档案室应建立健全干部人事档案登记和统计制度,每年对档案进行全面检查核对,发现问题及时解决。

第三十二条人力资源管理处人事档案室工作人员及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及近姻亲关系的人事档案由组织部指定专人负责保管。

第七章纪律与责任追究

第三十三条在干部人事档案管理工作中,各有关单位及工作人员均须严格遵守工作纪律,确保干部人事档案的完整与安全。任何单位和个人不得有以下行为:(一)涂改、伪造档案材料;

  • 将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档;
  • 将所列归档范围之外的材料擅自归档;
  • 将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案;
  • 私自、指使或者允许他人抽取、撤换、添加或销毁档案材料;
  • 私自保存他人的档案,利用档案材料营私舞弊;
  • 擅自拍摄、复制档案内容,泄露或擅自对外公布档案内容;
  • 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度,导致档案损毁、丢失的;
  • 其他违反国家法律法规及有关规定的行为。

第三十四条 对违反干部人事档案管理工作纪律和相关规定的,视其性质、情节轻重和造成的后果,依法依规追究直接责任人及相关领导人员的责任。构成违纪的,给予党纪、政纪处分;涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。

第八章附则

第三十五条附属医院可参照本办法,结合实际情况,建立健全本单位干部人事档案管理制度。

第三十六条本办法自发布之日起施行。本办法实施后,学校相关文件与本办法规定不一致的,以本办法为准。

第三十七条本办法未作具体规定的,执行国家和学校的相关规定。

第三十八条本办法由学校人力资源管理处负责解释。

 

 

附件:归档材料范围

附件

归档材料范围

  • 第一类:履历材料

履历表和属于履历性质的登记表等材料;(主要由人力资源管理处负责归档)

  • 第二类:自传材料

1.自传材料:自传和属于自传性质的材料;(主要由各二级党组织负责归档)

2.报告个人有关事项的材料:领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。(主要由党委组织部负责归档)

  • 第三类:考察、考核、鉴定材料

考察材料;在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;定期考核材料,年度考核登记表,干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料;工作调动、转业等鉴定材料;后备干部登记表(提拔使用后归档);专项考核形成的重要材料;实行任期制和任期目标责任制的领导人员的任期考核评价意见;党委(党组)对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等材料。(主要由党委组织部、人力资源管理处、相关派出单位负责归档)

  • 第四类:学历、学位、专业技术、科研学术培训材料

1.学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表,学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表,毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。(主要由本人所在单位协助收集归档)

2.培训材料:为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定);组织人事部门记录的干部参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等材料。(主要由培训派出单位负责归档)

3.职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。

(主要由人力资源管理处负责归档)

4.评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表,聘任专业技术职务相关材料,“百人计划”人才引进相关材料。(主要由人力资源管理处负责归档)

5.反映个人科研学术水平的材料:当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知(2009 年以后当选的两院院士、档案中的依据材料是《中国科学院院士登记表》或《中国工程院院士登记表》);中央组织部代中央联系专家入选证明材料、国家“千人计划”“万人计划”专家入选证明材料、“西部之光”访问学者审批登记材料,省部级高层次人才登记材料;遴选博士生导师相关材料;博士后工作期满登记表;被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;科研工作及个人表现评定材料,业务考绩材料;创造发明、科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录。(主要由人力资源管理处、科学研究院、研究生院负责归档,根据工作需要,部分材料由本人所在单位协助收集归档)

(五)第五类:审查工作中形成的材料

1.政审材料:上级批复,审查(复查、甄别)结论,调查报告及主要依据与证明材料;本人对结论的意见,检查交代或情况说明材料;撤销原审查结论的材料,各类政审表。(主要由各二级党组织负责归档)

2.档案审核材料:干部人事档案专项审核和任前审核等工作中形成的相关材料。(主要由党委组织部、人力资源管理处负责归档)

3.审计材料:领导干部经济责任审计、自然资源资产离任审计的审计结果和整改情况材料等。(主要由党委组织部负责归档)

4.廉洁情况材料:纪检监察机关出具的关于干部经查确有问题不宜使用、不适合担任现职等情况的意见,国有企业领导人员廉洁从业结论性评价等材料。(主要由纪委办公室负责归档)

5.更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料;个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料,上级批复;计算连续工龄审批材料等。(主要由本人所在单位、二级党组织、人力资源管理处负责归档)

6.申诉材料:干部申诉复核决定、申诉处理决定书、再申诉处理决定书等。(其中涉纪涉法的,与处理处分材料一并归入档案第八类)(主要由受理申诉单位负责归档)

  • 第六类:党、团组织建设工作中形成的材料

1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书;整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见,党员登记表,党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见;不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料;退党、自行脱党材料;恢复组织生活(党籍)的有关审批材料;(主要由各二级党组织、党委组织部负责归档)

2.中国共产主义青年团入团志愿书;(主要由各二级团组织负责归档)

3.加入或退出民主党派的材料;(主要由党委统战部、本人所在单位协助归档)

  • 第七类:表彰奖励材料

县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料;撤销奖励的有关材料等。(主要由组织申报单位、颁发奖项单位、本人所在单位负责归档)(九)第八类:执纪执法部门形成的涉及个人的材料

1.涉纪涉法材料:对领导干部个人有关事项报告隐瞒不报行为的处理意见材料;经调查属实的涉及干部个人问题信访举报的处理结果材料;谈话诫勉有关材料;领导干部被问责的决定和检讨检查材料;领导干部插手干预干部选拔任用、工程建设、执纪执法、司法活动等重大事项的记录材料;纪检监察机关履行监督执纪问责,对干部形成的纪律处分、立案审查等有关结论性材料(包含处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见、检查、交代及情况说明材料,解除(变更、撤销)处分的材料);公务员考试录用、公开遴选、公开选调中违规违纪行为的处理处分材料;检察院不起诉决定书;法院刑事判定书、裁定书;公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的处理决定等。(主要由纪委办公室、党委组织部、本人所在单位负责归档)

2.个人诚信材料:有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的诚信记录材料、人民法院认定的被执行人失信信息、删除失信信息及删除原因等材料。(主要由本人所在单位负责归档)

(九)第九类:工资、任免、出国、会议代表材料

1.招录、聘用材料:在企事业单位签订、解除或终止的劳动合同、聘用合同有关内容的复印件,颁发的聘任通知、聘任书;录(聘)用审批(备案)表;选调生登记表及审批材料;选聘到村任职高校毕业生登记表;应征入伍登记表,招工审批表;取消录用,解聘材料。(主要由人力资源管理处负责归档)

2.职务职级材料:法官、检察官、司法警察等职务套改审批材料、公务员实行职务与职级并行制度中晋升职级的相关材料、各类人员岗位聘用审批表等。(主要由人力资源管理处负责归档)

3.任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料:干部任免审批表及相应考察材料;干部试用期满审批表;公务员登记表,参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表;公务员调任审批(备案)表,干部调动审批材料;援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表;授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表;军人转业(复员)审批表,退(离)休审批表等材料。(主要由人力资源管理处负责归档)

4.辞职、辞退、罢免材料:自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料,责令辞职的决定,对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定;辞退公务员审批表、辞退决定材料;罢免材料。(主要由人力资源管理处负责归档)

5.工资、待遇材料:新增人员工资审批表、转正定级审批表,工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表,工资停发(恢复)通知单,享受政府特殊津贴的材料;解决待遇问题的审批材料。(主要由人力资源管理处负责归档) 6.出国(境)材料:因公出国(境)审批表,在国(境)外表现情况或鉴定等材料;(主要由人力资源管理处、国际合作与交流处负责归档)

7.党代会,人代会,政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料:委员当选通知或证明材料,委员简历;代表登记表等。(主要由代表、委员推荐产生单位负责归档)

(十)第十类:其他材料

1.健康检查和处理工伤事故材料:录用体检表,反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书,确定伤残等级的材料。(主要由人力资源管理处、本人所在单位负责归档)

2.治丧材料:生平,非正常死亡调查报告等材料。(主要由人力资源管理处、离退休工作处负责归档)

3.干部人事档案报送、审核工作材料:干部人事档案报送单;干部人事档案有关情况说明等材料。(主要由人力资源管理处、党委组织部负责归档)

4.因私出国(境)材料:干部个人的国(境)外永久居留资格、长期居留许可证、港澳居民身份证等证件有关内容的复印件。(主要由党委组织部负责归档)

5.其他材料:毕业生就业报到证(派遣证),人事争议仲裁裁决书(调解书),公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定),再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。(主要由人力资源管理处负责归档)(十一)其他有参考价值的材料,经过鉴别可作为归档材料。