合同聘用人员报到指南

发布人:人力资源管理处 发布日期:2016-06-20

各项流程的具体说明如下:
  第一步:登陆中山大学人力资源管理系统(以下简称“人事系统”)填写个人信息
  登陆人事系统填写个人信息。请确保您填写的信息准确、完整(详情请阅【常见问题说明】第15点)。
  人事系统网址:http://uems.sysu.edu.cn/hrs/login.jsp 
  用户名:6位阿拉伯数字的教职工号
  初始密码:身份证号后8位
  相关操作详见《中山大学人力资源管理系统新教工报到流程系统操作手册》

  请注意:若未按时填写个人资料及完成审核,将影响报到的后续各项手续。
个人填写完整信息后请提交至所在单位,所在单位人事秘书、人力资源管理处将对系统录入情况进行审核。如信息填写不完整、错误,将退回个人重新完善信息。

  第二步:所在(用工)单位人事秘书处人事审核入职人员报到材料和人事系统,并与其签订合同
  报到时,请您提前准备以下材料,随后携材料至所在单位的人事秘书审核:
  (1)二代身份证原件及复印件正反面2份(外籍人士请提供护照<含有效签证>、外国专家来华工作许可证的原件和复印件);
  (2)学历、学位、职称证书原件及复印件;
  (3)户口薄复印件2份(包括户主页和个人页),外籍人士无须提供(详情请阅【常见问题说明】第4点);
  (4)近3个月个人体检表原件(详情请阅【常见问题说明】第5点);
  (5)非应届生请提供与原单位解除关系的相关证明原件,如国内外离职证明、合同到期证明或停薪及停保证明(详情请阅【常见问题说明】第6点);
  (6)个人彩色免冠小一寸近照6张;
  (7)有失业证的需提供失业证原件与复印件;
  (8)《中山大学合同聘用人员报到登记表》;
  (9)用工单位需要的报到人员提供的其他材料。

  第三步:前往人力资源管理处人才交流中心办理报到入职手续,领取到校通知
  办理时,请您准备以下材料:
  (1)同意录用函(打印版);
  (2)用人单位签字盖章的 《中山大学合同聘用人员报到登记表》;
  (3)学历、学位、职称证书原件及复印件;
  (4)近3个月个人体检表原件(详情请阅【常见问题说明】第5点);
  (5)二代身份证原件及复印件正反面2份(外籍人士请提供护照<含有效签证>、外国专家来华工作许可证的原件和复印件);
  (6)户口薄复印件2份(包括户主页和个人页),外籍人士无须提供(详情请阅【常见问题说明】第4点);
  (7)聘用合同一式三份,并加盖用人单位公章及负责人签名(合同请联系所在单位人事秘书领取);
  (8)非应届生请提供与原单位解除关系的相关证明原件,如国内外离职证明、合同到期证明或停薪及停保证明(详情请阅【常见问题说明】第6点);
  (9)合同签订当月,由于个人原因无法购买当月保险的,需要提供《参保时间确认书》(用工单位需要加盖公章)2份;
  (10)《广州市就业登记表》excel电子版(命名为:工作证号-姓名-广州市就业登记表-日期)发至rscrczx@mail.sysu.edu.cn(详情请阅【常见问题说明】第14点);
  (11)登陆人事系统填写个人资料,并告知单位人事秘书在系统中审核通过后提交至人力资源管理处;
  (12)有失业证的需提供失业证原件与复印件,并请特别告知人才交流中心负责办理入职报到的老师。

  第四步:前往学校相关部门办理相应手续
  办理时,请您按照各业务部门业务需求,准备以下材料:
  (1)登记工会会员信息:① 《中华全国总工会入会申请书及会员登记表》;②个人一寸照片两张
  (2)办理校园卡(详情请阅【常见问题说明】第9点):①银行卡原件;②身份证原件;③个人一寸照片一张
  (3)办理借书证:① 《中山大学图书馆临时借书证申请表》;②校园卡
  (4)计划生育登记:① 《计划生育人员信息采集卡》(请点击);②计划生育证明原件(详情请阅【常见问题说明】第7点)
  (5)起保登记:①身份证、户口本原件及复印件1份(详情请阅【常见问题说明】第4点)
  (6)国内高校应届毕业生(含暂缓就业毕业生)如需办理人事代理业务(即将档案和户口挂靠到广东省人才服务局),请提供报到证原件及复印件,入户广州的需提供户口迁移证(报到前可持本函、就业协议书前往人力资源管理处人才交流中心开具毕业生接收函,然后凭毕业生接收函回所在院校就业指导部门领取报到证,户口迁移证)详情请阅【常见问题说明】第8点)

  第五步:前往人力资源管理处人才交流中心确认,完成报到手续

 

  二、常见问题说明

  1. 报到期限规定
  (1)根据学校规定,每月1日至20日为新教职工办理入职手续时间。请在规定时间内带齐以上材料办理入职报到手续,学校将及时做好起薪参保工作,确保拟聘人员到岗时间、聘用合同起始时间、参保时间、起薪时间一致,不允许先上岗后补办手续、补签合同、补办保险。
  (2)受聘人员(非应届毕业生)须自发出同意聘用函之日起1个月内完成报到手续,应届毕业生须取得学位后并在1个月内完成报到手续,逾期未报到者将取消聘用资格。对于特殊原因未能在规定时间内前来办理报到手续的,须由本人提出延期报到申请,经项目负责老师、所在院系同意后报学校审批,学校批复后方可延期报到。

   2. 登陆人力资源管理系统填写个人资料
  确保信息真实有效,对于“教育经历”一项,请按要求从中学时填起(外籍人员请按实际填写),涉及每一项信息尽量填写完善,无论是否带有“*号”项。
个人填写完提交后,请告知所在单位人事秘书在系统中审核。若未能按时填写个人资料及审核,将无法启动报到手续,也将影响到后期NetID激活。请务必留意。

  3. 海外取得的学历学位证
  海外学历获得者原则上要求在取得相应学历学位证原件后可先办理入职手续,后续再补交教育部学历学位认证证明。境外高校应届生如未能及时取得相应学位证书原件,可凭论文答辩决议(或学校开具的学位证明)和教育部海外留学人员临时学位证明办理报到手续,但若要办理人事代理等相关业务,须在取得相应学位证书并经教育部正式认证后方可办理。

  4. 户口薄(包括户主页和个人页)
  国内人员须提供户口簿复印件(或户籍证明),若在办理户口迁移中可提供户口迁移证复印件;港澳台人员无须提供户口簿复印件,只需提供护照及通行证(台胞证)等有效复印件即可;其余外籍人员提供护照及来华工作许可证等有效复印件。

  5. 体检及医疗证
  体检材料一般以3个月内的体检结果为有效,体检指定医院为中大各附属医院(含各校区门诊部),或者国内其他三甲医院。外籍人士须提供境内国际旅行卫生保健中心或境外中国大使馆指定医院的体检证明。医疗证将在入职时领取。

  6. 原单位解除关系的相关证明(含停保证明)
  非应届毕业生(境内人员)有工作单位的,须与原单位解除相关劳动关系,并开具与原单位解除关系的相关证明原件(可在里面同时写明停保事项);对于待业人员,须出具个人情况说明。

  7. 计划生育证明
  学校计生办收取一份,如需办理入户手续请多备一份;由户口所在地的街道办或居委开具并盖章(须有街道办或镇计生部门的公章),一般有效期为6个月。无论未婚或已婚皆需办理此项。如在国外登记婚姻、生育子女,请先在所住国中国驻外大使馆或律师事务所、具有法律效用资质的律师、社会中介出具《婚育状况证明》,再由户口所在地的计生办或居委开具。若有疑问,可咨询计划生育办公室彭波老师。

  8. 办理人事代理业务
  根据学校目前规定,合同聘用人员在受聘期间,其人事关系和人事档案不进入学校,可保留在原单位或者由政府授权的人才交流机构办理人事代理手续。新入职的合同聘用人员可根据个人情况,通过办理适合的人事代理业务,委托人才市场管理人事档案和人事关系,挂靠集体户口。
  (1)常驻广州校区者,目前主要按以下四类人员进行区分办理:国内应届毕业生、人才引进(属国内毕业生,非应届毕业的)、国外留学回国人员、博士后出站人员。具体办理流程请参考《人事代理办理程序》,若有相关问题(譬如国内应届毕业生就业协议书如何填写等),可详询人才交流中心梁老师。
  (2)常驻珠海校区者,目前主要按以下三类人员进行区分办理:国内高校应届毕业生、引进留学回国人员、珠海市外干部调动。具体办理流程请联系人事管理科尹老师。

  9. 办理校园卡、登记住房公积金和工资账户
  校园卡:
  http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/guide/guideper/gp04/index.htm
  公积金业务:
  http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/guide/guideper/gp02/index.htm
  工资账户:
  http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/guide/guideper/gp01/index.htm
  办理银行卡,可在学校合作银行(工商银行、农业银行、中国银行或中信银行)内自由选择,但开户行须为广州或珠海。

  10. 获取NetID
  NetID是网络身份标识,充当网络应用中的“身份证”作用,它是中山大学成员在校园网上的重要身份标识。您在校务系统填写完个人信息并经所在单位、人力资源管理处审核通过后,可登陆以下网址获取并激活NetID:https://cas.sysu.edu.cn/pwm/public/ActivateUser
  激活NetID的流程说明:http://helpdesk.sysu.edu.cn/18-newlife/146-step1

  11. 办理图书证
  入职时领取校园卡后,凭校园卡可刷卡进入图书馆及办理借阅手续。

  12. 五险一金
  对于正式入职我校的专职科研系列人员,学校将按规定为其办理缴纳五险(养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、工伤保险)一金(公积金)等事项,其中个人缴存部分从个人每月工资里面扣除。另外,根据工作地点的不同,在广州校区工作的专职科研系列人员一般在广州缴纳社会保险,在珠海校区工作的则一般在珠海缴纳社会保险。按规定缴纳社会保险后,在广州参保者由学校统一办理社保卡并交至所在学院发放(一般在参保两个月后可以领取),在珠海参保者请携带相关证件(身份证或护照)于参保次月自行前往珠海校区教学楼下中国银行办理(岐关车站对面)。

  13. 工资发放事项
  按规定,工资发放为当月发放,一般于每月15日左右发放。对于新入职人员,首次工资发放为次月发放,此后正常当月发放。
  根据学校的有关规定,教职工取得以前月份的补发工资薪金所得、补发奖金(含年薪和绩效工资、科研绩效),一律并入发放当月的工资薪金所得,计算缴纳个人所得税。
  对于正式入职我校的合同聘用人员,学校将按规定为其办理缴纳相应的社保,其中个人缴存部分从个人每月工资里面扣除。

  14. 广州市就业登记表
 《广州市就业登记表》是通过电子报盘方式导入广州市人力资源和社会保障局就业培训信息系统进行劳动备案,请正确并填写,并在到人才交流中心报到前将excel电子版发至rscrczx@mail.sysu.edu.cn,文件命名为:职工号-姓名-广州市就业登记表-日期。
  填写要求如下:
  1、表格中红色○及蓝色☆为必填部分;
  2、“登记类别”均选择“新签”;
  3、“终止(解除)合同原因”、“终止(解除)合同时间” 无须填写;
  4、“就业前身份”选择“应届全日制高校毕业生”的必须填写“毕业院校”、“毕业时间”、“毕业第一专业”。
  5、身份证号码:使用18位身份号码。
  6、户口性质、户口所在地、登记类别、民族、政治面貌、婚姻状况、文化程度、技术等级、就业前身份、就业形式、工作岗位、职称、合同类型、选项提供了下拉选择框,请选择所需的内容。
  7、下拉选择框中选项较多时,可到“字典代码项”页(sheet2)按Ctrl+F进行查找后,复制粘贴到“广州市就业登记表”页面上;复制的内容必须含有相应的编码与符号。
  8、日期类型的栏目一定要严格按照格式要求填写,其中“毕业时间”按照“YYYY-MM”(即年年年年-月月,如2016-07)格式填写;“合同开始日期”、“合同结束日期”、“终止(解除)合同日期”按照“YYYYMMDD”(即年年年年月月日日,如20160531) 或“YYYYMM”(即年年年年月月,如201605)格式填写。

  15. 人事系统填报要求
  (1)家庭情况:应填写父母、配偶、子女及直系家庭成员情况。
  如本人有合法的养子女、被抚养人、瞻养人、被瞻养人,也应填写。父母已去世的要注明。
  社会关系应填写与本人关系较密切的亲友,主要包括岳父母、公婆、兄弟姐妹、伯、叔、姑、舅、姨等。
  配偶、子女及主要社会关系中,有在国(境)外学习、工作、经商、定居或与外国人结婚的,均应详细填写。
  (2)学习经历:
  要从小学填起,参加电大、函大、夜大、职大或自学考试等学习的,也要填写;未取得学位的要在相应栏目选择无,取得学位的需注明。
  (3)职业资格:
  指按照国家制定的职业技能标准或任职资格条件,通过政府认定的考核鉴定机构,对劳动者的技能水平或职业资格合格者授予相应的国家职业资格证书。
  教职工通过学校或自行考取的职业资格证书均在填报之列。

  16. 联系方式
  (1)入职报到事宜
  人才交流中心:黄老师  086-020-84112588 rscrczx@mail.sysu.edu.cn
  联系地址:广州市新港西路135号中山大学中山楼114 邮编:510275
  (2)人事系统填写、信息维护事宜
  综合管理科:陈老师  086-20-84111798
  (3)婚育状况证明、计生事宜
  计划生育办公室:彭老师  086-20-84110895
  (4)人事代理、落户事宜
  人才交流中心:梁老师(负责常驻广州校区教职)  086-020-84112588/84115097 liangw2@mail.sysu.edu.cn
  人事管理科:尹老师(负责常驻珠海校区教职工)  086-020-84111795 yinzhiw@mail.sysu.edu.cn
  (6)社保事宜
  薪酬科:086-020-84110433
  蔡老师(广州参保) caiyl@mail.sysu.edu.cn
  候老师(珠海参保)
  李老师(工资、薪酬发放)
  (办公时间:周一至周五 上午:8:00-12:00;下午:14:30-17:30
  寒暑假 周一至周五 上午:8:30-11:30;下午:15:00-17:00)